Vor allem in den heutigen wirtschaftlich schwierigen Zeiten müssen sich immer mehr Unternehmen mit internem Personalwesen beschäftigen. Vorbei sind die Zeiten, in denen der ein-oder andere personelle bzw. maschinelle Leerlauf auf diese Weise mühelos kompensierbar war, ohne dass der ein- oder andere Mitarbeiter direkt um seine Arbeitsstelle fürchten musste. Ein anderer wichtiger Faktor für die Unternehmen stellen zusätzlich auch die laufenden Personalkosten dar, die unabhängig von der Auftragslage abgedeckt werden müssen. Vor allem in Zeiten der Wirtschaftskrise zwingen diese die ein-oder andere Firma dazu, einen Teil ihres Personals entlassen oder zumindest in Kurzarbeit zu schicken, um die Auftragseinbrüche und damit die fehlenden Einnahmen zu kompensieren bzw. die anstehenden Ausgaben irgendwie zu drosseln.
Ein wichtiges Hilfsmittel für die Betriebe stellt daher die Personaleinsatzplanung und damit zusammenhängend, die Verwendung von Zeitwertkonten für die einzelnen Mitarbeiter dar. Darunter versteht man die rationelle Zuordnung der verschiedenen Mitarbeiter in der Firma zu den Arbeitspositionen, jeweils passend zum Fähigkeitsprofil des Mitarbeiters und dem Anforderungsprofil der Arbeitsstelle bzw. des anstehenden Auftrags. Auch fällt unter dem Begriff der Personaleinsatzplanung die anderweitige Einsetzung von freien oder freigewordenen Kapazitäten, die Beförderung von qualifizierten Mitarbeitern und die Umstrukturierung von Abteilungen. Insgesamt geht es also um die Verteilung des Personals auf die verschiedenen Arbeitsplätze unter Berücksichtigung der quantitativen, zeitlichen und örtlichen Erfordernisse des Betriebes, sowie der Interessen und Neigungen der Mitarbeiter. Im dem Zusammenhang sind auch flexible Arbeitszeiten wichtig, so dass diese mit einem schwankenden Personalbedarf synchronisiert werden können. Das gibt dem Unternehmen die Möglichkeit, individuell auf die aktuelle Auftragslage zu reagieren.
Die Personaleinsatzplanung ist auch ein wichtiger Baustein des sogenannten „Workforce-Managements“. Beim Workforce Management zählen neben der Personaleinsatzplanung auch die Prognose des zu erwartenden Arbeitsaufkommens und des dafür benötigten Personals. Hinzu kommen die Optimierung des Personaleinsatzes zur Vermeidung von Unter- und Überdeckung, die Administration von verschiedenen Zeitkonten im Rahmen der Zeitwirtschaft sowie die Analyse und Steuerung des gesamten Workforce-Management-Prozesses. Bedarfsorientierung und Optimierung sind hierbei die Kernelemente des Workforce-Managements.
