Eigenständige Arbeit muss auch im Rahmen eines Unternehmens jederzeit für die Mitarbeiter möglich sein. Dazu gehören Softwarelösungen wie Lotus Notes, die allen Gegebenheiten moderner Arbeitsverhältnisse gerecht werden. Wo der Nutzer sich auch aufhält, möglichst überall muss ein Zugriff auf Datenbanken möglich sein, um Firmendaten etwa über Lotus Notes zu aktualisieren bzw. auf diese zugreifen zu können. Das fördert spontane Ideen und ist unabhängig von den gängigen Arbeitszeiten. Auch nach dem üblichen Dienstschluss müssen Außendienstmitarbeiter oder solche auf Messen das System der Firma nutzen können, ohne dass dafür zusätzliche Mitarbeiter zur Bereitstellung von Ressourcen benötigt werden.
Je freier und spontaner die Firmenangehörigen bei der Wahl von Zeit und Ort für ihre Projekte sind, desto besser können sie arbeiten. Lotus Notes muss dabei diese Freiheiten durch seine Funktionen unterstützen. Die technischen Neuerungen auf dem Computermarkt schreiten immer weiter voran, im Aufgabenbereich einer guten Software liegt es auch, alle für sie relevanten Neuerungen in zukünftige Releases einzubauen. Dazu gehört die Erweiterung für verschiedene Betriebssysteme und das Gangbarmachen für neueste Lösungen auf dem Client Markt. So bleibt Lotus Notes up to date und es besteht keine Notwendigkeit, auf andere Software umzurüsten.
Wenn Lotus Notes und seine Komponenten in der Firma eingerichtet sind, können die Datenbanken von jedem zugangsberechtigten Client aus angelegt, abgerufen und bearbeitet werden. Das kann von jedem Computer der Firma erfolgen oder auch über einen Webbrowser. Lotus Notes hilft so, die Ressourcen innerhalb der Firma zu flexibilisieren. Mitarbeiter, die an einem Projekt arbeiten, müssen nicht mehr zwangsläufig im selben oder benachbarten Raum sitzen. Jeder Benutzer von Lotus Notes kann immer wieder frei anderen Projekten zugeteilt werden, selbst überlappende Projektgruppen können problemlos gebildet werden.
